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财新公益基金会管理制度

2013年03月10日 14:47 来源于 财新公益基金会

一、办公室管理制度

1、文件收发规定

  1) 基金会文件由办公室拟稿。文件形成后,由秘书长审核、理事会签发。

  2) 业务文件由有关部门或负责人拟稿,由秘书长审核、理事会签发。

  3) 已签发的文件由办公室登记,并按不同类别编号后存档。

2、办公用品购置、领用规定

  1) 基金会所需办公用品,由办公室填写审批表,报秘书长审批后购置并登记。大额资金的使用,由秘书长审核并报理事会批准后办理。

  2) 办公用品购置后,须持秘书长审批的审批表和购货发票、清单,在办公室办理出入库手续。

  3) 办公用品不得移作他用或私用。

二、考勤制度

1、员工必须自觉遵守劳动纪律,按时上下班,不迟到,不早退,工作时间不得擅自离开工作岗位,外出办理业务前,须经本部门负责人同意。

2、工作时间按照国家规定为双休制。假日安排均按照国家规定。

3、员工因私事请假须由秘书长批准。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。

4、参加基金会组织的会议、培训、学习、考试或其他团队活动,如有事请假的,须提前向组织者或秘书长请假。在规定时间内未到或早退的,按照本制度相关条款处理;未经批准擅自不参加的,视为旷工。

5、员工考勤情况由部门负责人进行监督。

三、出差管理制度

1、出差审批

  1)因工作需要出差外地,应事先填写《出差申请单》,并经部门领导及秘书长签字。领导若当天不在办公室,可以通过电子邮件报请审批。

  2) 出差人员订票,除特殊情况,均由办公室统一安排。

2、交通

  1) 出差人员赴外地,可选择飞机、火车等交通工具。如非紧急事宜,六小时之内到达者,提倡乘坐火车。

  2) 去程至机场,可乘坐出租汽车;返程,请乘坐机场巴士。若因陪同客户或其他特殊情况必须乘坐出租汽车,请在报销时注明原因。

3、住宿序号 住宿地 每晚标准(人民币)

  1)亚洲地区(日本、香港、新加坡、韩国除外) 500元

  2)欧美、日本、香港、新加坡、韩国、澳洲及其他非亚洲地区 600元

  3)国内直辖市、特区、省会及沿海城市 300元 4 国内其他城市 250元

  住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;因特殊情况超出住宿标准金额,请在报销时注明原因,经秘书长审批后方可报销。

4、其他差旅费用标准

  1)员工在国内出差,以出发及返回出发地票据为准计算天数计发出差补助,不再报销各项费用。内地城市出差15天之内,每天按60元人民币发放餐费补贴;16天以上,每天按40元人民币发放餐费补贴。员工出差期间,当地市内交通费、长话费、上网费、手机漫游费等实报。当地交通费最高报销日限额100元人民币,计程车票报销应注明起止地点及外出原因。特殊情况当地交通费超过上限的,或必须包车及使用专门交通、通讯工具(如卫星电话等)的,应事先报秘书长批准。

  2)员工在国外出差,按日报销住宿、机票以外的其他费用(含餐费、电话费、上网费、当地交通费等)。在亚洲以外地区,每日报销上限为60美元;在亚洲地区,每日报销上限为40美元。必要时,员工请客户吃饭,应在报销日限额之内,且报销时需写明被邀请对象。

  3)凡参加会议或其他由对方邀请的出差活动,不再享有餐费补贴。

5、差旅费用报销

  1)出差人员返回后,请在两周内提交《差旅费报销单》。

  2)填写《差旅费报销单》,后附《出差申请单》或审批邮件,并将原始发票粘在所附凭单上,由申请人签字,经执行秘书长、秘书长签字后,予以报销。

四、法人证书、印章和合同管理制度

1、基金会对外签订的各类合同一律使用本制度。

2、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

3、合同应经法务人员、秘书长、理事会审批后签署并盖章。合同原件由办公室统一登记编号后存档。

4、变更、解除合同,应一律采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、传真等),口头形式一律无效。

5、在未达成或未批准变更、解除合同的协议之前,原合同仍有效。经双方一致同意的特殊情况例外。

6、印章和法人证书由指定人员保管,秘书长指定情况下可以使用,并保留使用记录。

五、例会及团建制度

1、理事会每年召开2次会议。理事会会议由理事长负责召集和主持。理事会会议应制作会议记录,并分发给全部参会人员。形成决议的,应当场制作会议纪要,并由出席理事审阅、签名。

2、职能部门每周一召开例会。例会由副秘书长负责召集和主持,应制作会议记录并分发给全部参会人员。

3、基金会每季度组织一次团建活动。每次时间为1-2天,预算为500元/人。团建活动方案及预算需提前由秘书长审批同意。

六、财务制度

1、支出审批:项目启动前,项目负责人持合作协议、执行预算及借款单申请借款,申请经秘书长审核后,交财务部付款。

2、报销审核:项目结束后,项目负责人持决算、报销票据及支出申请单申请报销,申请经秘书长审核后,交财务部审核并报销。

3、基金会每月业务拓展费金额为1000元,仅限用于进行项目拓展、项目签订、项目关系维护等商务工作所支出的差旅费、交通费、住宿费、业务招待费等相关费用。需由秘书长审批后支出使用。

4、人民币开户银行信息账户名称:广东省华媒传媒发展基金会开 户 行:中国建设银行广州中山大学支行账 号:4400 1430 0460 5250 1087

七、信息公开制度

财新公益基金会遵循法律、法规,依照章程从事公益活动,充分保障活动的公开性和透明度。具体措施如下:

1. 建立理事会秘书处汇报制度,向理事会汇报基金会财务状况和项目信息。

2. 建立对利益相关人的通知制度,接受捐赠人的质询。

3. 建设本基金会的网站,及时发布基金会的相关信息,包括年度报告和财务信息,接受公众查询。

  

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